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发布时间：2021-11-13 
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为及时传达贯彻上级政策精神和工作要求，实现收文运转的规范性、有效性，根据上级规定，结合学院工作实际，制定本办法。
一、凡属需要以学院名义办理的上级来文，各职能部门应在第一时间交由院办公室登记造册，走公文运转程序，由学院主要领导和分管领导批示后及时办理。不经批示，任何部门、个人不得运转公文。
二、各部门和职工代表学院参加各级各部门、行业协会等组织的非学术类工作会议，应在会后三天内将会议印发的文件、会议资料交由办公室登记造册，按收文程序办理。
三、办公室为收文办理主管部门。收文办理主要程序是：
（一）签收。对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。
（二）登记。对公文的主要信息和办理情况应当详细记录。
（三）初审。对收到的公文进行初审。初审的重点是：是否应当由学院办理，是否符合行文规则，是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由。
（四）承办。阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。批办性公文应当提出拟办意见报学院主要领导批示或者转有关部门办理；需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门。紧急公文应当明确办理时限。承办部门对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。
（五）传阅。根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。
（六）催办。及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。紧急公文或者重要公文由专人负责催办。
（七）答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。
四、在文件运转过程中，对于时限要求较急特别是涉及校园安全的文件应及时办理。若学院主要领导外出，可由分管院领导先行处理文件，待学院主要领导返回后补签；若分管院领导外出，按学院主要领导直接签发的意见由职能部门先予办理，分管院领导回来后补签；若学院主要领导和分管院领导都外出，办公室可通过电话或邮件等方式向学院主要领导汇报后，安排相关部门先予办理，学院主要领导和分管院领导回来后补签。
五、在文件运转过程中，相关部门和工作人员应注意掌握文件、密电、密件的传阅范围，严格按所规定的级别进行传阅，并切实认真加以管理。任何人不得在文件传阅过程中擅自复制或损毁文件和资料。
六、为防止文件丢失，办公室文件管理人员每月底整理一次文件，发现问题，及时汇报处理。学年结束前汇总上级文件交学院档案室统一归档。
七、凡外单位来我院借阅文件和搜集资料时必须持单位介绍信，经学院主要领导签字同意后，填写《文件借阅登记单》方可提供。提供文件资料时，应严格注意密级的适应范围。
八、以传真形式、电子邮件来文的上级文件遵循上述规定。
（鲁旅职院发〔2016〕14号 2016年6月13日印发）