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发布时间：2017-03-17 
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公文是学院在日常管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法治校和进行公务活动的重要工具。为进一步做好学院公文制发工作，使之规范化、制度化、科学化，根据国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》、《山东省实施<国家行政机关公文处理办法>细则》和《山东省旅游局公文处理办法》，结合我院实际，特制定本办法。
一、本办法所指公文是指以学院名义印发，盖学院公章，由学院统一编制发文字号的规范性文件。
二、适用于我院的公文制发种类主要有：
（一）决定：适用于对重大事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员。
（二）通知：适用于转发上级机关和不相隶属单位的公文，传达要求各部门办理和需要各部门周知或者执行的事项，以及任免工作人员。
（三）通报：用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
（四）报告：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。“报告”不得夹带请示事项。
（五）请示：适用于以学院名义向上级机关请求指示、批准事项。应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。
（六）意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（七）函：适用于不相隶属单位之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
（八）会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。
三、根据我院实际情况，我院发文字号共分五类：
（一）鲁旅职院发：用于在全院范围内普发的文件编号。
（二）鲁旅职院字：用于非普发文件如请示、报告等。学院对外行文原则上使用此类文号。
（三）鲁旅职院学：用于对学生的处分、奖励。
（四）鲁旅职院党：用于以党委名义制发的文件。
（五）鲁旅职院函：用于与不相隶属的非上级单位的工作商洽。
四、院办公室是学院公文处理的管理机构，主管本学院的公文处理工作并指导各处（室）、系（部）、中心和院属独立核算单位的公文制发工作。不经办公室审核，任何部门不得以学院名义制发公文。
五、学院各处（室）、系（部）、中心和院属独立核算单位的负责人应当高度重视公文处理工作，模范遵守《国家行政机关公文处理办法》和本办法的有关规定，加强对公文处理工作的领导和检查。应当相对固定专门人员负责本部门的公文处理工作。公文处理人员应当忠于职守、廉洁正派，具备较高文化素质、文字水平和相关专业知识。
六、公文制发一般由主管部门文秘人员按规定格式拟稿、填写文件签批单，部门负责人认真审核签字后，送办公室审核修改，由拟稿部门送分管院领导审签，然后送书记或院长签发（鲁旅职院学字文可由分管院长直接签发），最后交由办公室复核、印制、盖章、发文。
七、办公室审核是保证公文制发质量的重要环节。拟发公文必须由办公室审核修改后，方可送院领导签发。审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合规定等。
八、公文制发应坚持实事求是、精简、高效的原则，做到格式规范，标点正确，内容准确，结构严谨，条理清楚。有保密要求的，应严格执行保密规定。
九、根据我院实际，公文应包括以下内容：发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。各部分的要求和格式如下：
（一）发文字号：由院办公室分类编制、提供给拟稿部门。由学院代字、年份和序号组成。用3号仿宋字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔 〕”括入；序号不编虚位（即1不编为01），不加“第”字。如“鲁旅职院发〔2007〕1号”。
（二）签发人：学院对外行文原则上应标签发人，对内行文一般不标签发人。平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人后标全角冒号，冒号后用2号楷体字标识签发人姓名。
（三）公文标题： 红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。
（四）主送机关：标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。
（五）正文：主送机关名称下一行，全文用3号仿宋体字。每自然段左空2字，回行顶格，数字、年份不能回行。引用公文应当先引标题，后引发文字号。发文号用“（ ）”括起。结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1．”，第四层为“（1）”。除成文日期、部分结构层次序数以及惯用语外中的数字使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。计量单位应符合国家法定标准。
（六）附件说明：公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如：“附件：1.××××”）；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，就在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。
（七）成文日期：成文日期以领导人签发的日期为准。用汉字将年、月、日标全；“零”写为“○”；成文时间的标识位置右空4字。
（八）加盖印章应上距正文1行之内，端正、居中下压成文时间，印章用红色。 当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。
（九）附注：公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。
（十）主题词：用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空一字。主题词选用原则上应使用《国务院公文主题词表》中相同或相近词目，包括类别词、类属词和公文格式词。标引顺序是先标类别词，再标类属词。在标类属词时，先标反映公文内容的词，最后标反映公文种类的词。一份公文的主题词，除类别词外，最多不超过5个词目。上行文，应使用上级机关制定的公文主题词表中词目。
（十一）抄送机关：公文如有抄送，在主题词下1行；左空一字用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用顿号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关标句号。抄送机关多的，应依上级机关、平级机关、下级机关次序排列；同一层次的依党委、人大、政府、政协、法院、检察院、军队、群团组织顺序排列。
（十二）印发机关和印发时间：位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位置；用3号仿宋体字。印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。
（十三）版记中的反线： 主题词、抄送机关、印发机关和印发时间合称为版记。版记中各要素下均加一条反线，宽度同版心。
（十四）页码：用4号半角白体阿拉伯数码标识,置于版心下边缘之下一行,数码左右各放一条4号一字线，页码居右空1字。
十、本办法未尽事宜，由院办公室负责解释和处理。
十一、本办法自二○○八年一月一日起执行。