山东旅游职业学院档案管理办法

第一章 总  则

第一条  为加强档案管理工作，规范档案整理收集，有效保护和利用档案，提高档案信息化建设水平，更好地为学院工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》（第27号令）及上级档案部门的有关规定，结合学院的实际，制定本办法。

第二条  档案是指学院和其他组织以及个人从事经济、政治、文化、社会、生态文明、军事、外事、科技等方面活动直接形成的对学院和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第三条  学院档案工作实行统一领导，分级管理的原则，维护档案完整与安全、便于社会和学院各方面的利用。

第四条  档案工作是学院的重要基础工作。学院及各部门要把档案工作纳入单位、部门的工作计划、岗位职责中，在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。

第五条  学院鼓励和支持档案科学研究和技术创新，促进科技成果在档案收集、整理、保护、利用等方面的转化和应用。

第六条  对档案收集、整理、保护、利用等方面做出突出贡献的，按有关规定给予表彰、奖励。

第二章  管理体制

第七条  学院档案工作由院长分管，院办公室直接管理。同时接受国家和山东省各级档案行政管理部门的指导、监督与检查。

第八条  根据我院实际情况，办公室设立综合档案室。档案室配备档案管理人员。

第九条  学校档案工作实行统一领导，分级管理。各处室、系部负责人负责本部门的档案管理工作，安排本部门兼职档案管理人员，对档案进行收集、整理，定期定时向档案室移交。

第三章 档案室的基本任务及档案工作人员的职责

第十条  学院档案室的基本任务是：

一、贯彻执行国家关于档案工作的法律法规、政策和规定，建立和健全学院档案工作规章制度。

二、负责学校档案的接收（征集）、整理、鉴定、保管，对移交的档案资料进行科学管理。

三、开展学校档案的开放和利用工作。

四、参加和开展档案管理业务的培训，提高科学管理档案的水平。

五、保守档案机密，做好档案的保护工作，确保档案的安全。

六、运用现代科学技术管理档案，组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作。

七、维护学院历史的真实面貌，发挥其原始凭证功能，使档案在院领导做出各种决策时，发挥依据和参考作用。

第十一条  档案专、兼职工作人员的职责：

一、档案工作人员应具有较高的政治与科学文化素质，能认真执行党和国家方针政策，熟悉并认真贯彻执行档案工作的各项规章制度，爱岗敬业、忠于职守、遵守纪律，努力钻研业务、学习和掌握档案现代化管理技术，不断提高档案管理水平。

二、做好档案的收集、整理、鉴定、登记和统计等基础工作，熟悉档案保管情况，主动了解学院对各项工作利用档案的需要，为学院的各项工作服务。

三、遵守档案的调阅制度，未经批准，不得利用职权擅自扩大档案的利用范围，不得泄露档案的机密内容，确保档案机密的安全。

四、档案人员在工作调动、调整时，须办理严格的交接手续，将所保管的档案，资料等情况交接清楚。

五、档案室工作人员建立档案收入、移出登记簿，及时把收入、移出的档案分别进行登记。

第四章 档案管理

第十二条  学院档案是从事教学、科研、党政管理以及其他各项活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像、照片等不同形式载体的文件资料。

第十三条  学院要对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。分为党群、行政、学生、教学、科研、基本建设、仪器设备、产品生产、出版、外事、财会、实物十二类。（详见附件一《山东旅游职业学院归档范围和保管期限》）

第十四条  学院档案材料归档时间为：

(一)各部门应当在次学年6月底前归档；

(二)各院系等应当在次学年寒假前归档；

(三)科研类档案应当在项目完成后两个月内归档，基建类档案应当在项目完成后三个月内归档。

第十五条  学院实行档案材料形成部门、课题组立卷的归档制度。

各部门负责档案工作的人员按照归档要求（详见附件二《山东旅游职业学院文件材料归档整理方法和要求）》，组织本部门的教学、科研和管理等人员及时整理档案。立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理组卷，编制页号，制作卷内目录，交本部门负责档案工作的人员检查合格后向档案室移交。

第十六条  归档的档案材料应当齐全完整、用纸规范、书写清楚、声像清晰，符合有关规范和标准的要求。

第十七条  档案室对档案进行整理、分类、鉴定和编号。

第十八条  学院推进电子档案管理信息系统建设，与办公自动化系统、业务系统等相互衔接。电子档案来源可靠、程序规范。

电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用。

第十九条  档案室做好档案保护工作，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案，应当及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化，加工成电子档案保管。

第二十条  应当归档的材料，按照有关规定定期向档案室或档案工作人员移交，任何个人不得拒绝归档或者据为己有。

对于个人在其非职务活动中形成的重要档案材料，档案室可以通过征集、代管等形式进行管理。

向档案室移交档案必须履行手续，填写移交清册，一式两份，双方签名盖章，各保存一份。

第二十一条  档案室确定档案材料的保管期限。对保管期限已满、已失去保存价值的档案，经有关部门鉴定并登记造册报校长批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

第二十二条  综合档案室应当对所存档案和资料的保管情况定期检查，消除安全隐患，遇有特殊情况，应当立即向校长报告，及时处理。

第二十三条  做好档案的保管工作，建立健全库房的管理制度，按防盗、防火、防光、防潮、防尘、防高温、防有害生物、防污染等“八防”要求管理档案室。定期检查，确保档案的安全，发现问题及时采取措施并上报学院领导。

第五章  档案的利用与保密

第二十四条  积极开展档案利用工作，编制检索工具，开展编研工作。准确、及时、热情、主动地为学院教学、科研等各项工作提供档案服务。

第二十五条  档案室要严格执行档案借阅和复制制度。本院工作人员，因工作需要借用档案时，应填写“借用档案证明单”，经部门负责人、分管领导签批后借用。档案室出借档案当面点交清楚，归还时要注意检查并注销。借用重要的党委文件和会议记录、纪要等档案时，应经办公室主任批准，不准借走，在档案室查阅相关内容。

第二十六条  外单位需要借用本校档案时，必须持有单位介绍信（介绍信中应说明借用档案的范围和用途），经办公室主任批准后方可借阅。

第二十七条  单位工作人员借用本校档案的，借期十五天。因特殊情况需延长借用的，应到档案室办理续借手续，逾期不还者，要查实档案下落，限期归还。

第二十八条  档案室提供利用重要、珍贵的档案，一般不提供原件，如特殊需要，应经办公室主任批准。

加盖学院公章的档案复制件，与原件具有同等效力。

第二十九条  借用档案的人员，对所借档案负安全、保密之责。不得损毁、丢失、抽取、拆散，不得自行转借、翻印、擅自带出学院，严禁在文件上涂改。未经档案室同意不得公布档案。

第三十条  档案室应当按照国家有关规定公布档案。未经学校授权，其他任何组织或者个人无权公布学校档案。属下列情况之一者，不对外公布：

(一)涉及国家秘密的；

(二)涉及专利或者技术秘密的；

(三)涉及个人隐私的；

(四)档案形成单位规定限制利用的。

第三十一条  严格遵守《中华人民共和国保密法》，认真贯彻落国家的保密制度，做好保密工作。

第六章 奖励与处罚

第三十二条  对在档案工作中做出贡献的给予表彰和奖励。

(一)在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的；

(二)在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的；

(三)在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的；

(四)将重要的或者珍贵的档案捐赠给学校档案机构的；

(五)同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的。

第三十三条  对于违反“档案法”行为者，对损毁、丢失或擅自销毁具有保存价值的档案者；违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的;不按规定归档，拒接归档和将档案据为己有的；对工作人员玩忽职守，造成档案损毁者，根据情况轻重、档案的价值和数量给予处罚。

第七章 附  则

第三十四条   本办法由学院办公室负责解释。

第三十五条 本办法自公布之日起实施，鲁旅职院发[2010]14号同时废止。